Bilde: Olga Espegren, leder for USHT Agder vest, (tv.) og Turid Jacobsen, rådgiver

Kristiansand kommune begynte med årsplaner i 2015. Det var i utgangspunktet for å få alle turnuser på plass for et helt år, men i tillegg legges nå også kurs og alle ferieplaner inn, noe som gjør det enklere å få på plass ekstra bemanning i disse periodene.

– Vi så at det var veldig god synergieffekt av å legge inn fagdager, kortvarige kurs og alt som kunne planlegges. For eksempel kan en dele personalgruppen og la halve gruppen være på fagdag én dag, og de andre gå gjennom det samme neste dag, forteller Turid Jacobsen, rådgiver i Kristiansand.

– Da får alle samme innføringen, samtidig som det er kjente folk på jobb for brukerne hele tiden. Det er noe vi har mye fokus på, at brukene skal ha færrest ansatte som de må forholde seg til.

Kompetanseplaner
I forlengelsen av at Kristiansand har innført årsplaner for sin drift, har noe tilsvarende skjedd i USHT Agder vest der fag- og tjenesteutvikling nå også blir planlagt lengre frem i tid.

Når Kristiansand legger årsplanen mot slutten av året, får kommunen en oversikt fra USHT på alt som er planlagt av kompetanseutvikling neste år. Kommunen kan da booke kurs og legge dem inn i årsplanen.

– Dette har fungert bedre og bedre. Noe av utfordringen til å begynne med var at vi ikke visste hvilke kurs som kommer neste år, verken internt eller eksternt, men nå har USHT blitt veldig god på å lage oversikter sånn at vi vet om tilbudene når vi legger neste årsplan, sier Jacobsen.

Olga Espegren, leder for USHT Agder vest, forteller at det kan være utfordrende å sitte i august og prøve å legge planer for hele året etter. Men samtidig peker også hun på at det har vært en suksessfaktor i forhold til å få til kompetanseheving.

– Og om en må endre innholdet litt underveis, så er det ingen krise, fastslå Espegren.

Basiskompetanse
Siden 2017 har USHT driftet Basiskompetansemodellen, Kristiansand kommune - Basiskompetanse, evaluering, spredning og videreutvikling, som ble utviklet på bakgrunn av læringsnettverk i gode pasientforløpet innen helse- og omsorgstjenestene. Særlig Kristiansand kommune fikk tidlig i gang gode prosesser med ledere og ansatte om hvilke kompetanseområder det ofte er hull i. Fra kommunens side har en evaluert hvilken basiskompetanse alle, både sykepleiere, helsefagarbeider og ufaglærte, må ha for å gi god kvalitet på tjenestene.

Over tid er Basiskompetansemodellen blitt utbygd med flere moduler, både basismoduler og påbyggingsmoduler. I dag er det rundt 40 moduler, alle basert på rundt to timer klasseromsundervisning. Undervisningen skjer for hele avdelinger. De blir på forhånd oppfordret til å sende inn aktuelle case.

– Hvis det for eksempel er snakk om en basiskompetanse i ernæring, da vil vi gjerne ha en case på forhånd som viser hva slags utfordring en jobber med i forhold til ernæring og den typiske brukeren, slik at vi får bygd opp undervisningen rundt det som er mest aktuelt for den avdelingen, sier hun.

Espegren peker på at det mye fokus på refleksjon i alle modulene. For som hun sier, av erfaring vet en at det er når kolleger og deltakere reflekterer og ikke bare sitter og lytter, at de lærer og dermed kan forbedre praksisen.

Simuleringstrening
Det siste året har USHT Agder vest i stor grad tatt i bruk simuleringstrening. Spesielt i habiliteringsfeltet er det flere avdelinger som har tatt initiativ til dette. Konseptet kommer fra flyindustrien. Under simuleringstreningen tilstreber en å trene i en normal bruker/pårørende-situasjon, men der de som trener, også går inn i rollen som pasient eller pårørende.

– Simuleringstrening kan gjennomføres etter undervisningen i Basiskompetanse. Ved praktisk øving, oppdager man kanskje at man ikke alltid gjør ting på den samme måten eller på den smarteste måten. Når en har hele avdelingen samlet, er simuleringstrening en god måte å få innspill til endringer, forbedring av rutiner og hvordan man gjør ting – og at man gjør det likt. Det handler om læring på tvers, sier Espegren.

– De fleste synes det er utrolig gøy. Simuleringstrening er veldig praktisk, og man lærer utrolig mye av det. De som deltar, har opplevd det på kroppen, og da sitter læringen mye bedre.

Hun håper at avdelingene etter hvert vil innføre ukentlig simuleringstrening. Ett sykehjem på Agder drifter allerede egen simuleringstrening med alle ansatte. Der er det lagt opp til månedens tema, som kanskje går over to måneder med ukentlige simuleringer hvor fem-seksansatte kan delta hver uke. Slik får en hel avdeling øvd på samme scenario i løpet av to måneder. Veiledning, utarbeidelse av forberedelsesmateriell med muligheter for, e-læring, og etiske refleksjonsoppgaver, kan USHT bistå med om ønskelig.

– I forhold til dette er årsplanlegging gull. Kanskje avsattes det en til to timer en fast ettermiddag i uken til for eksempel å fasilitere simulering. Det handler også om å få aksept for å kunne sette av tid til fagaktiviteter i årsplanen og at det ikke bare blir ren drift, bemerker Espegren.

Digitalisering
Espegren ser at det også er behov for å tenke enda mer strategisk om utdanning inn i årsplanen. Det gjøres til en viss grad, men kommunene kan bli enda flinkere på dette. Hvis for eksempel en ansatt vil ta et studium og det er samlingsbasert, kan det legges inn i en årsplan. For dem som tar videreutdanning på fagskole eller fagbrev på jobb er det ofte snakk om undervisning enten på dagtid eller kveldstid én fast dag i uken. Da kan det tilrettelegges i årsplanen slik at de har fri de dagene til å studere.

USHT Agder vest er i ferd med å digitalisere flere av modulene i basiskompetansemodellen. Digitaliseringen har flere fordeler, blant annet når noen blir syk og ikke kan delta på den ordinære undervisningen i avdelingen. Ikke minst har digital læring kunnet sikre kompetanseheving under pandemien. Basiskompetasemodellen er også bedre tilgjengelig for andre kommuner.

– Vi har lagt opp til mye evalueringer underveis. Og ulike typer quizer, da det ligger mye læring i det, og ikke minst at det er en annen type læring, sier Espegren og legger til at planen er at alle grunnmoduler skal digitaliseres.

– Det er et veldig bra supplement til de fysiske kursene, spesielt hvis en avdeling får nye medarbeidere.

Flere av kommunene i Agder vest ønsker å ta i bruk Basiskompetanse og ønsker å gjøre det digitalt.

De siste to årene har USHT tatt i bruk en elektronisk evaluering av kurs, som ansatte, etter å ha gjennomført en modul, blir bedt om å fylle ut. På slutten av året gjennomføres også et evalueringsmøte med avdelingsledere og de som underviser. Der ser en på hva som fungerer og ikke fungerer.

Mer heltidsstillinger
For Kristiansand sin del funger det i praksis slik at når det skal lages en årsplan, får alle avdelingsledere i kommunen en oversikt over alt som er planlagt neste år fra USHT. Ifølge Turid Jacobsen velger noen avdelingene da å sette sammen flere moduler til hele fagdager, mens andre avdelinger velger enkeltmoduler.

– Når vi jobber ut årsplaner, bygger vi først en bemanningsplan, med en døgnrytmeplan, hva som skjer til enhver tid, hvor mange som må være på jobb til enhver tid, hvilke oppgaver som må gjøres, slik at det er best mulig flyt. Samtidig er vi veldig opptatt av å få inn kompetanseheving, sier Jacobsen.

Det å få fagaktiviteter inn i årsplanen hever kompetansen og sørger for at brukerne får best mulig kvalitet påpeker hun. Ofte er fokuset økonomi, men nettopp for å sikre kvalitet i tjenestene er det er så viktig å få fag inn i årsplanen.

Når alt, inkluder fem ukers ferie, legges inn i årsplanen, kan de fast ansatte ta flere av de vaktene som ellers settes ut til tilfeldige ferievikarer. Dermed kan en bygge større stillinger, og i større grad sikre flere heltidsansatte. I neste omgang gir det mer kontinuitet for brukerne. Jacobsen trekker videre frem at årsplanen også reduserer overtidsbruken.

– Det er ennå et stykke å gå til vi har det som kan kalles en heltidskultur, men vi jobber mot det. Og så er det selvsagt noen som ønsker deltid, som vi også må ivareta.

Viktig for rekruttering
De ansatte har etter hvert sett fordelene med årsplanlegging, selv om det i begynnelsen var en del motstand. Særlig det at antall heltidsstillinger har økt, er blitt tatt godt imot. Totalt er det rundt 2500 ansatte i turnus fordelt på 175 ansvarsområder som omfattes av årsplanleggingen i Kristiansand kommune.

Jacobsen peker på at kompetansehevingen som blir mer systematisk ivaretatt gjennom årsplaner, også virker positivt på rekrutteringen. Faglig påbygging er veldig viktig for både å rekruttere og beholde ansatte.

– Det er ikke bare lønnen som betyr noe, men også innholdet, at en føler at en fungerer i jobben og trives, konstaterer hun.