I Ringerike kommune møter vi Torhild Lien og Lillan Brattsberg som utgjør 2/3 av koordinerende enhet i kommunen. Begge jobber 50 % og tilsammen er det 3 ansatte og 150 % stilling i kommunens enhet. I vår samtale med dem fremhever de at deres tverrfaglighet er bra og helt nødvendig. De tre har bakgrunn som helsesøster/ barnesykepleier og vernepleiere med familieterapi og spesialpedagogikk. De sier også at de gjerne skulle hatt med seg en med bakgrunn som fysioterapeut eller ergoterapeut.

(Foto: Koordinerende enhet Ringerike kommune: Lillan T. Bratsberg, Torhild Lien og Nanna Kristoffersen )

Loven setter klare føringer for hva koordinerende enhet er, og skal gjøre. I forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator slås det fast at den «koordinerende enheten skal bidra til å sikre helhetlig tilbud til pasienter og brukere med behov for sosial, psykososial eller medisinsk habilitering og rehabilitering.» Videre skal koordinerende enhet ha «overordnet ansvar for arbeidet med individuell plan og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinator». Dette er også utgangspunktet for koordinerende enhet i Ringerike. 

Det er ikke så mange år siden koordinerende enhet også her ikke var drevet etter intensjonen. Når Torhild og Lillan startet sitt arbeid var de klare på at her skulle de følge deres ansvar som var nedfelt i lovverket. Koordinerende enhet startet blant annet med å kontakte alle som hadde en individuell plan (IP) for å følge opp hvordan arbeidet med denne ble gjort. Det skal ikke være «sovende» individuelle planer i kommunen. Dette var et omfattende grunnlagsarbeid.

-Vi er firkantet på at vi skal jobbe etter loven. Vi må sikre de som har rett på det først. Vi har gitt avslag på IP og det har vært klagesaker, men for oss har det vært viktig å bruke tiden vår på det som er riktig, sier Torhild og Lillan.

Blant annet så peker de på at de må ha noen å opprette som koordinator.

-Har en ingen tjenester i kommunen, har du ikke rett på en koordinator, og vi har heller ikke noen å opprette som koordinator.

I sitt arbeid har de ansatte på koordinerende enhet i Ringerike kommune hentet sin visjon fra Torborg Aalen Leenderts:

«Mennesker må aldri hjelpes på en måte som binder dem til våre løsninger og svar - men alltid slik at de blir frie til å finne sin egen vei»

Viktige oppgaver for enheten følges av loven, og utheves som det å utpeke koordinator, opplæring og veiledning av koordinator samt systemarbeid. I vår samtale, som foregikk på deres kontor i Hønefoss, ble det klart at de først og fremst snakker om koordinatorer og oppfølging av dem som kanskje deres viktigste oppgave. Individuell plan sees mer som et arbeidsverktøy.

-Mange kaller oss IP-koordinatorer og det er vi ikke. Vi er lovpålagte, vi jobber i Koordinerende enhet, vi utpeker koordinatorer og har opplæring og veiledning av koordinatorer, understreker Torhild og Lillan. 

Det er viktig at det ikke er ansatte ved koordinerende enhet som har alle sakene selv.De forteller at de hører om kommuner der Koordinerende enhet har koordinatoransvar for 50 saker. -Slik skal det ikke være. Derfor er deres arbeid med å finne og utpeke koordinatorer viktig. Rutiner for dette er laget i kommunens kvalitetssystem. De ansatte på koordinerende enhet skal i utgangspunktet ikke ha koordinatoransvar for enkeltpersoner, men er aktivt inne i noen særlig komplekse saker.

Når koordinerende enhet får melding om at det er noen som trenger eller ønsker koordinator får de gjerne dette gjennom melding fra bruker eller direkte fra helsepersonell. Da gjør de en vurdering av hvilke tjenester som er inne rundt personen det gjelder, de forhører seg med personen selv og tar også kontakt med tjenestene rundt personen. Deretter utpeker koordinerende enhet en avdeling som ansvarlig for å finne koordinator. Det er nemlig den enkelte avdelingsleder som sitter på personalansvar som her må ta ansvar. Denne har også plikt til å tilrettelegge for at den som blir utpekt som koordinator får mulighet til å gjøre en god nok jobb i denne rollen. De understreker samtidig at bruker selvsagt skal bli hørt. 

Koordinerende enhet i Ringerike kommune har laget følgende modell for arbeidet med koordinering og hvem som har ansvar for hva: 

I noen kommuner har en laget det en betegner som koordinatorskoler. I Ringerike har de gjort dette litt annerledes. Her følges den enkelte koordinator opp en-til-en. Det er stor forskjell på erfaring og kompetanse hos den enkelte ansatte som blir utpekt som koordinator og derfor har koordinerende enhet tett og individuell oppfølging av den enkelte. Det er selvsagt noen faste tema som gjennomgås for alle, men de har alltid en dør åpen for koordinatorer som trenger veiledning. I tillegg er de ute i de enkelte avdelingene og snakker om koordinering og følger opp koordinatorene der, samt at de prøver å arrangere ulike eventer som samler kommunens koordinatorer. 

Koordinatorene i Ringerike har en teamlederfunksjon for dem som jobber for en enkelt person. Denne er en kontaktperson til bruker og skal sikre god nok informasjonsflyt og samordning. Særlig er samhandling mellom tjenesteytere sentralt. Koordinator har delegert myndighet til å lede arbeidsprosessen.

– Hvis de tenker at de har litt lederfunksjon, så tar de mer kontroll, påpeker Torhild og Lillan. 

For å kunne være en god koordinator er relasjonskompetanse avgjørende.

Er du god på relasjoner er det lettere å koordinere. Det er viktig å ha en form på yrkesutøvelsen som gjør at folk vil samarbeide. Her understreker Torhild og Lillan at dette er noe som kan læres. De understreker videre at koordinatorer må være god på å delegere. Koordinator skal ikke gjøre jobben for andre, og trenger ikke å delta i alt som skjer rundt en bruker, men det er viktig at denne kjenner til det som skjer slik at den er i stand til å fylle rollen som den skal ha i det helhetlige tjenestetilbudet. 

Hva er mest utfordrende i det å være koordinator, undrer vi oss? Det å bli trygg, svarer de. Trygg på at du faktisk er en teamleder, eksempelvis å fortelle rektor på en skole at dette er din jobb. Den dagen de tar lederansvaret blir mange saker bedre ivaretatt. Ta plassen sin som koordinator.

- Er det vanskelig så er vi i koordinerende enhet der. Vi kan være med deg i saker, men vi tar ikke over. 

Hva innebærer så denne teamlederollen? Hva er viktigst for å lykkes? På disse spørsmålene trekker Torhild og Lillian frem avklaring av roller og forventninger som viktige suksessfaktorer. Det er viktig å bruke tid på dette i samarbeidet mellom ulike parter. Hvem har faktisk ansvar for hva, og ikke minst hva koordinators oppgaver er. 

Hvordan koordinator arbeider rundt de enkelte personene varierer, og de skal vurdere arbeidsform ut ifra individuelle forhold. Noen ønsker faste ansvarsgrupper, noen ønsker møter ved behov. De tenker også at individuell plan er en arbeidsmetode, og erkjenner at dette kanskje er en liten brannfakkel.

- Vi snakker mest om koordinatorrollen, mens individuell plan er en arbeidsmetode.

Planen kan være svært liten, med kanskje bare to mål hvis det er dette som er behovet for den enkelte. De setter riktignok klare krav til kvaliteten på planene, og den må kunne brukes som saksliste til møter. Den skal skape felles fokus og være i aktiv bruk. De ønsker ikke at det skal være færrest mulig individuelle planer, men de skal være ønsket og det skal være behov for det.

- Vi anbefaler gjerne individuell plan, men det er koordinator folk oftest vil ha. Det handler om å bli hørt og sett og å bli hjulpet. Individuell plan er et verktøy for samhandling. 

En annen viktig faktor de to engasjerte ansatte ved koordinerende enhet i Ringerike kommune trekker frem er møteledelse. De mener at vi ofte har for mange og for lange møter i tjenestene, og at det derfor er viktig med god struktur på møter. Hvis møtene varer mer enn en time, så begynner folk å gjespe. Innkallingen bør være tydelig på tid for hver sak. Det vil selvsagt ofte være behov for å snakke lenger, men dette kan ofte tas utenom ansvarsgrupper. Dette gjelder eksempelvis god og individuell oppfølging av foreldre i sårbare posisjoner. 

Andre råd de kommer med er blant annet følgende: 

• Det er viktig å snakke med bruker og/ eller pårørende i forkant av møter. Det som er viktig for dem må vektlegges i møtet. 
• Koordinator bør være møteleder, og ikke referent. 
• Koordinatorene bør reflektere over hvilke type møteleder de ønsker å være og hva en gjør når en synes det går dårlig på et møte? 
• Referater er til for å lese på forhånd. Ikke bruk tid på det i møtet hvis det ikke er helt nødvendig. 
• Bruk tid på de viktigste sakene først. 
• Hvem gjør hva, når, skal stå i et referat. Husk å kvalitetssikre konklusjonen før en går fra møtet. Er vi enige om hva vi skal gjøre? 
• Koordinatoren skal purre på at det som er bestemt på møte faktisk blir gjennomført og om dette ikke medfører gjennomføring, så må det løftes videre innad i den aktuelle enheten. 

Koordinerende enhet i Ringerike kommune jobber mye på systemnivå. De har løpende kontakt med de ulike virksomhetene i kommunen. Det er der tjenestene utføres og også der koordinatorene for den enkelte bruker har sitt virke. Derfor er det også viktig for koordinerende enhet å ha tett kontakt med ledere som også er ledere for koordinatorer. 

I tillegg har de selvsagt samarbeid med helseforetaket. Dette er et viktig arbeid. Det er avgjørende at helseforetaket setter i gang arbeidet med individuelle plan før en eventuell overgang fra spesialisthelsetjeneste til kommunale tjenester.

-Det er altfor dårlig at andrelinjetjenesten forteller kommunen hva de skal gjøre. De må sette i gang arbeidet med individuell plan og sette i gang samarbeid med kommunen sier Torhild og Lillan.  

Er det ikke en fare for at kommuner ikke ønsker at spesialisthelsetjenesten starter arbeidet og dermed gir unødvendige føringer for kommunen? På dette spørsmålet er de klare og tydelige:
-Nei, de må begynne sitt arbeid.

Ønsker brukeren å bli statsminister så skal det stå i planen, så får vi i kommunen begynne med å lære han å skrive navnet sitt.

Spesialisthelsetjenesten må dog tenke over at behandlinger av søknader i kommunen tar tid, og at dette igangsettes tidlig nok. 

De har også samarbeidsavtaler med barnevern og NAV. Disse har også individuell plan som et viktig verktøy, og det er avgjørende å avklare hvem som gjør hva for den enkelte person/ familie. Det skal bare være en individuell plan, så her må det til et samarbeid mellom ulike instanser om hvem som har ansvar. 

De ansatte ved koordinerende enhet i Ringerike kommune er svært engasjert i jobben sin, og forteller med entusiasme om det arbeidet de legger ned. De skulle gjerne kunne bruke enda mer tid på å følge opp den enkelte koordinator. De forteller at lederforankring har vært avgjørende for den utviklingen som har vært de siste årene. De oppfordrer andre koordinerende enheter til å ta sin plass i kommunen. 

Til slutt er det også viktig å si at det ikke er alle som er fornøyd med koordineringen i kommunen. Verken systemet eller fagfolk er alltid så gode som en skulle ønske. Derfor er det også mulig å kunne bytte koordinator ved ønske om det.