Som leder vil en kunne stå i fare for å måtte bruke mye av sin tid nettopp på slike oppgaver. Noe som vil svekke muligheten til å ivareta ledelsesorienterte oppgaver som veiledning, motivering og inspirasjon (Ingstad, 2019).  Som leder vil det være viktig å kunne balansere dette på en god måte, slik at både administrasjon og ledelse blir ivaretatt.

Bildetekst trykk her

Figuren viser noen av de administrative oppgavene som kan ligge innenfor ansvarsområdet for en leder innen tjenestene for personer med utviklingshemming.  Flere av disse oppgavene forutsetter teknisk kunnskap om bruken av ulike it-programmer. I tillegg må en ha tilstrekkelig kjennskap til de prosessene som behandles i de enkelte programmene. Et eksempel på dette er budsjett og regnskapsprogrammer. Der en må kunne betjene programmet som virksomheten har valgt å benytte, samtidig som en må kjenne til sammenhenger i pengestrømmen, slik som riktig lønn til ansatte, med ulike tillegg, mva.-koder og så videre.

I teksten under ser en korte beskrivelser av noen av de ulike oppgavene.

Turnus - For å tilpasse tjenestene til behov, så vil det ofte være behov for å ha ansatte på jobb ut over et større tidsspenn. Dette kan gjøres ved å sette opp en arbeidsplan som for eksempel viser hvem som skal jobbe formiddag, hvem som skal jobbe ettermiddag og hvem som jobber natt.

Regnskap - Viser hvor mye av de budsjetterte pengene som er brukt, og det vil være nødvendig med fortløpende vurderinger slik at drifta avpasses med det som er avsatt.

HMS - Enhver arbeidsplass vil være regulert av arbeidsmiljøloven. Her går det fram krav om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Prinsippene vil være de samme for alle, men det detaljerte innholdet må tilpasses den enkelte arbeidsplass.   Hos Arbeidstilsynet kan en lese mer om internkontroll - systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet.

Møter - For å koordinere hvordan tjenestene legges opp, så vil det være nødvendig å kommunisere. Ofte gjøres dette ved å møtes for å snakke sammen. Dette kan være korte avklaringer over telefon, eller det kan være større møter som for eksempel et ansvarsgruppemøte. Noen møter fastsettes som jevnlige møter, mens andre gjøres fortløpende ved behov.

Kostra - En landsdekkende database som kommunene rapporterer til. Den enkelte kommunen kan med utgangspunkt i disse tallene sammenligne seg med andre. Viktig at det som rapporteres inn gir et riktig bilde av det som er forbruket, og at de kommuner som en blir sammenlignet med, rapporterer på samme måte. Administrasjonen i kommunen bruker gjerne tall herfra som grunnlag for sine beslutninger. Hos Statistisk sentralbyrå finner du mer om Kostra.

Rapportering - Den enkelte kommune kan ha ulike rutiner for rapportering. Det kan være snakk om månedlige, kvartalsvis eller årlige rapporter. Det vil variere hva det skal rapporteres på, og hvor omfattende det skal være. Eksempler på tema kan være økonomistatus, brukertilfredshet og sykefravær.

Budsjett - Viser hvor mye penger som er satt av for en gitt periode. Ofte vil det være snakk om et år i gangen. Budsjettet viser som regel hvor mye som er satt av til fast lønn, vikarer, utstyr og så videre.

Økonomi-/handlingsplan - Det lages ofte planer som strekker seg over flere år, for eksempel de kommende 4 år. I disse vil det gå fram noe om mål, prioriteringer og ressursfordeling i den aktuelle perioden. I kommuner så blir disse planene som oftest vedtatt av kommunestyret. 

Kompetanse - En må sikre at virksomheten har nødvendig kompetanse som svarer til det oppdraget virksomheten er satt til. I tilfeller hvor det er behov mer kompetanse, så kan dette tilegnes på ulike måter.  I noen tilfeller kan dette utvikles internt, mens det i andre tilfeller kan det være snakk om kurs og utdanning. Kunnskap om kompetansebehov vil også være til stor nytte ved tilsetting av nye ansatte. KS har utviklet et verktøy for strategisk kompetanseplanlegging.  Verktøyet legger opp til kompetanseplanlegging på et mer overordnet nivå.

Rekruttering - Det vil være slik de fleste steder at ansatte skifter jobb, og at det da blir behov for å tilsette nye. Dette skal følge gitte regler. Som leder vil det være nødvendig å være bevisst hvilken type kompetanse og hvilke personlige egenskaper en ønsker å tilsette.

Personalsystem - Slik som timelister, arbeidsavtaler, sykefravær, lønnsutbetaling, personalmeldinger, oversikt over stillingsprosenter med mer må lagres på forsvarlig måte. Mye av dette gjøres digitalt. 

Iplos - Et landsdekkende helseregister basert på pseudonyme individ-opplysninger om søkere og mottakere av kommunale sosial- og helsetjenester. Det danner grunnlag for nasjonal statistikk, og kan bli sett opp mot forbruk. Helsedirektoratet har utarbeidet egen veileder om IPLOS -registrering, og du finner mer informasjon å registrere data om helse og omsorg her.

IKT - Så godt som alle virksomheter baserer deler av drifta på digitale hjelpemidler. Eksempler på dette er pc, skrivere, telefon og nettbrett. For at ansatte skal kunne betjene dette, vil det være nødvendig at utstyret fungerer slik det skal, og at det oppdateres tilstrekkelig ofte. 

Journalsystem - Helsepersonell er pålagt å dokumentere relevante og nødvendige opplysninger om pasienten og helsehjelp i pasientens journal. Med dette så følger krav til prosedyrer og innhold. Som oftest gjøres dette digitalt. Mer om dette her.

ROS-analyse - alle virksomheter er pålagt å gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyser. Dette kan være knyttet til ulike arbeidsoppgaver, men også i forhold til vold, og trusler om vold i arbeidssammenheng. Arbeidstilsynet har utarbeidet veiledning om risikovurderinger, og du finner også informasjon om hvordan en kan, og bør, forholde seg til vold og trusler om vold.

Velferdsteknologi - Denne teknologien skal blant annet bidra til at den enkelte i større grad mestrer sin hverdag, får økt sosial kontakt med andre og til trygghet. Helsedirektoratet sier mer om dette her.

Personalhåndbok - Den enkelte organisasjon vil som oftest ha laget en beskrivelse av ulike retningslinjer som er knyttet til ansattes arbeidsforhold. I denne kan det gå fram hvilke rettigheter en som ansatt har i forhold til slikt som studiepermisjon, sykdom i nær familie, trening i arbeidstiden med mer.

Avvikssystem - Det er krav om å systematisk og kontinuerlig evaluere og korrigere utøvelsen av jobben. Når det avdekkes avvik så skal disse registreres, og det skal gjøres endringer som tar sikte på å redusere sjansen for at dette vil skje flere ganger. Dette kan dreie seg om HMS, men også knyttet til tjenestene og tjenestemottakerne.  Arbeidstilsynet sier mer om dette her. Mer om internkontroll finner du i Kunnskapsbanken.

Saksbehandling - I forbindelse med henvendelser til og fra en offentlig virksomhet, så skal dette behandles etter gitte krav i lov og forskrifter. God saksbehandling skal ivareta en rekke hensyn som er viktige for pasienter og brukere med behov for helse- og omsorgstjenester. Særlig viktig er det at pasientens/brukerens behov blir tilstrekkelig grundig utredet og blir gitt mulighet for medvirkning.  Helsedirektoratet har utviklet en veileder for saksbehandling. 

Fraværsoppfølgning - ansatte vil med ulike årsaker og omfang være borte fra jobben. Det kan dreie seg om korte fravær på noen få dager i året, men også langt mer omfattende fravær. Når dette fraværet når et visst omfang så vil det være nødvendig å følge opp dette med samtaler og eventuell tilrettelegging. Nav vil være en sentral samarbeidspartner i dette, og du finner mer om temaet oppfølgning av sykemeldte her.

Økonomisystem - I forbindelse med innkjøp så vil det også komme faktura som skal betales. Avhengig av lokale rutiner, så vil det kunne være snakk om å attestere eller anvise disse. I noen tilfeller kan det også være en oppgave å registrere innkommet faktura. Virksomheter som driver med salg som en del av sine tjenester, må ha rutiner for utsendelse av faktura.

Sosiale medier - Det vil variere i hvilken grad den enkelte virksomhet er aktiv på sosiale medier. Som eksempel så bruker noen dette som en informasjonsstrategi og andre benytter dette i forbindelse med omdømmebygging. Hos KS finner du mer om profilering- og rekrutteringsarbeid.