Karina Gullestad, Else Gjerden, Stig Soland Kristoffersen, Casper Aarrestad og Nikita Holberg. 

Virksomhetsleder Stig Soland Kristoffersen forklarer at virksomheten har 6 avdelinger og BPA, og at aktivitetstilbudet var først ute med å ta i bruk samrapportering. Aktivitetstilbudet er et dagtilbud for voksne med redusert fysisk og/eller kognitiv funksjon, og totalt 20 personer bruker aktivitetstilbudet i kommunen.

- Samrapportering, har vi tatt i bruk i alle avdelinger, men vi begynte ved aktivitetssentret, våren 2023. Vi har holdt på en stund nå, men har enda litt å gå på for å få dette skikkelig i system på alle avdelinger i virksomheten, men jeg vil si vi er godt i gang, forteller Stig.

Aktivitetssenteret holder til på Bryne og har en visjon som er "Godt å væra – gjillt å gjæra". Aktivitetssenteret skal være et sted der brukerne opplever god livskvalitet og likeverdighet. De jobber med PAS (positiv atferdsstøtte) som rammeverk for arbeidet sitt. Gjennom PAS skal brukerne kunne ta del i og påvirke sin hverdag. Stig forteller at aktivitetene skal være meningsfulle og stimulerende, tilpasset hver enkelt person slik at de får benytte ressursene sine, føler seg trygge og opplever mestring.

Les om PAS i kunnskapsbanken.

I veileder, Gode helse- og omsorgstjenester, er en av føringene at «Kommunen skal sørge for relevante og nødvendig dokumentasjon av helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming». For at tjenestene skal være forsvarlige, så må det foreligge dokumentasjon av relevant og nødvendig informasjon.

- For å sikre forsvarlig tjenestetilbud til våre brukere, er vi opptatt av å sikre brukernes stemme og påvirkning i eget liv gjennom opplysninger og dokumentasjon fra samrapportering og tiltaksmøter, sier Stig. 

Mer om dokumentasjon på Temasider om Helsedirektoratets veileder kapittel 8.1.

I virksomheten som helhet har de erfart at det gikk greit å starte opp med samrapportering. Det var i forbindelse med at mobil omsorg ble rullet ut. De hadde et ønske om å unngå en opphopning av ansatte på et vaktrom, med avtroppende og påtroppende ansatte.

- Men å endre en såpass stor måte å jobbe på tar tid, og det er derfor jeg sier at vi ikke er helt i mål. Vi er godt på vei. Vi kjørte en lederforankring og jobbet litt med hvordan få dette til og så satte vi en dato, april i 2023, at fra nå skriver vi rapport sammen med beboerne, sier Stig. 

Fagansvarlig på aktivitetstilbudet, Else Gjerden, forteller at folk tok ansvar, og de erfarte veldig fort hvor positivt det var. Det tok ikke lang tid før noen av brukerne minte dem på at de måtte skrive på iPaden. - Og dette er ikke noe vi gjør i full fart før de skal hjem. Det er blitt en kjekk aktivitet på slutten av arbeidsdagen, forteller Else.

Ifølge Else forsøker de å ha Aktiv støtte,  i bakhodet når de samrapporterer med søkelys på det brukerne har mestret gjennom dagen, og hva de ønsker å utvikle. Med andre ord tar de litt tempen på hva som fungerer bra for personen og hva som kan videreutvikles eller forbedres. De vil finne ut hva som var bra og hva som var mindre bra, hva personen vil gjøre mer og mindre av, den tiden hen er på dagtilbudet. De opplever at de kan fange opp mye gjennom samrapporteringen. En person kan for eksempel i løpet av en dag også ha vært hos fysioterapeut eller tannlege, og da kan de i tillegg fange opp om det var noe personen ikke likte der. I tillegg til den daglige rapporten på aktivitetstilbudet, har de trivselssamtaler med brukerne 2 ganger i året, her er samrapportering et eget punkt. Der går de også i dybden på andre ting for å sikre at deres stemme blir hørt.

Ville styrke brukermedvirkningen
I tråd med både PAS og veilederen om gode helse og omsorgstjenester var virksomheten opptatt av å finne måter å styrke brukermedvirkningen i tjenestene. De bestemte seg for å ta i bruk samrapportering som en del av arbeidet med å styrke brukermedvirkningen.

- Veilederen om gode helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming er opptatt av brukermedvirkning, men sier ingenting konkret om rapportskriving sammen med brukerne. Det står at kommunen skal sørge for at personer med utviklingshemming og nærmeste pårørende får medvirke i planlegging, utforming, gjennomføring og evaluering av egne tjenester. Vi ville derfor prøve å innføre rapportering sammen med brukerne som et ledd i brukermedvirkningsarbeidet, forteller Stig.

Else har tatt med en mobil iPad og forteller at de bruker slike enheter i rapporteringen sammen med brukerne.   

- Vi har flere slike i enheten. Det gir fleksibilitet. Vi kan ta den med oss dit det passer og sørger også for ivaretakelse av taushetsplikt, forklarer hun. Vi skriver at rapporten er skrevet sammen med NN. Diktert av NN. Dette setter brukermedvirkning i system. Det er en oransje knapp som lyser som deltakerne kan trykke på for å godkjenne/kvittere ut rapporteringen.

Else forteller at på aktivitetssenteret er det i hvert fall halvparten som på en eller annen måte er med i samrapportering. De har også noen brukere som ikke fullt ut forstår hva de gjør når de skriver rapport, men de kan for eksempel gjenkjenne navnet sitt og se at rapporten handler om dem og hva som har skjedd i løpet av dagen.

De står kanskje ved siden av og kikker litt, og trykker gjerne på lagre-knappen til slutt, Det varierer fra å bare være til stede til å faktisk diktere hva vi skriver. Det er heller ikke alle dette med samrapportering passer, sier Else.

Hun legger til: - Vi kan nok jobbe enda mer for å finne måter å gjøre dem aktive i samrapporteringen. Noen nikker eller rister på hodet når vi spør om det er greit at vi skriver noe, og så kan de kanskje være med å trykke på lagringsknappen. Den mobile iPaden gjør dette enklere.

Karina benytter dagtilbudet regelmessig. Hun forteller at hun synes det er greit å være med å rapportere, men at det kan være vanskelig å huske hva de har gjort den dagen.

- Da får jeg hjelp av dere til å huske og sette ord på det. Det er lurt å skrive ned hva vi har gjort, spesielt når jeg snart skal flytte i egen bolig, sier hun. Hun legger til at - Når jeg kommer hjem, kan de ansatte lese hva jeg har gjort på jobben, og vi kan snakke om det. Av og til sier jeg at jeg heller vil gjøre noe annet før jeg går hjem. Da sier jeg til personalet at de kan skrive rapport uten meg.

Casper er også med på samrapportering, i hvertfall av og til, forteller han.

- Det går litt i glemmeboka noen dager, men det er kjekt å få være med å bestemme hva de skriver. Og jeg må godkjenne det de skriver. Det er ikke noe jeg ikke synes er bra med det. Ansatte der jeg bor leser gjennom det vi har skrevet når jeg kommer hjem. Det er bra, sier han.

Karina forteller at hun og Casper selger snop til de gamle på eldresenteret. De er gode kollegaer og tuller og har det gøy på jobben. Og da snakker vi om det på samrapporteringen, og så skriver de opp alt det vi har gjort den dagen. Stig bekrefter at når de da kommer hjem kan for eksempel ansatte som jobber der lese hva de har gjort på jobben og de kan snakke om det. I hvert fall hvis det er vanskelig å huske.

Else forteller videre om en annen bruker som har halvt tilbud og som kommer og går litt sånn som hun vil. Hun ble spurt om hun ville være med og skrive, og hun svarte at hun ikke hadde gjort noe der den dagen.

- Så sa jeg men du kom jo…og du har jo sittet og pratet og…ja ja, sa hun, det er jo sant. Så var hun med og skreiv, og jeg tenker det er verdifulle rapporter det også. Det trenger ikke nødvendigvis ha skjedd så mye, men det er bra at vi får deres synspunkter på det de har gjort den dagen, sier hun.

Ikke alt egner seg til å samrapportere om
Stig forteller at det kan det være alt fra stemningsleie, psykisk helse utfordringer, utfordrende atferd og lignende som ikke passer like godt å diskutere sammen med brukerne, avhengig av deres funksjonsnivå og forståelse. Der samrapportering ikke lar seg gjennomføre må de vurdere ut fra brukerens forutsetninger. Men det påpekes at de har andre steder der de snakker om slike ting – for eksempel på tiltaksmøter. Og der bestreber de også at personen deltar så langt det lar seg gjøre.

Else og Stig presiserer at samrapporteringen må tilpasses den enkelte personens behov og forutsetninger. Noen benytter velferdsteknologiske løsninger og eller ASK når det samrapporteres. Felles for alle er allikevel et fokus på hva som er viktig for den enkelte.

Hvordan gjennomføres samrapportering – eksempler på tema og spørsmål
Nedenfor er eksempler på spørsmål en samrapport kan dreies rundt:

• Hva vil du rapportere om i dag?
• Hvilke aktiviteter har du gjort i dag?
• Etter den aktiviteten, hva gjorde du da?
• Hvordan synes du det var?
• Er det noe mer du vil at vi skal skrive?
• Hvordan synes du dagen har vært?

Miljøarbeider Nikita Holberg legger til at det kan være hektisk noen dager, og da kan det være vanskelig å sette av tid til samrapportering.

Stig mener at samrapportering ikke nødvendigvis tar lenger tid, tvert imot, det kan være tidsbesparende, og det er en måte å sikre at brukerne eier sin egen fortelling.

- Når de kommer hjem, kan kveldspersonalet spille videre på det de har gjort den dagen. Det er en måte å ha felles fokus på og oppsummere dagen, sier han.

Else forteller: - Ja, da det er viktig at de eier sin egen fortelling fra dagen. Noen ganger kommer det i litt vilkårlig rekkefølge, og da er det gjerne det kjekkeste som kommer først. Hvis ikke så bygger jo gjerne vi opp en struktur om hva som var først osv, ikke sant. Nå kommer det jo litt mer sånn levende fra dem selv. Det er fint.

Hun oppsummerer at de er ute etter å få med det som er ekstra kjekt og at de ansatte ikke skal synse i rapporten. Vi kan ikke bestemme hva som skal stå, poenget er at rapportene også skrives litt mer slik at de eier dem selv. Og vi skriver først og fremst om de tiltakene som handler om aktiviteter og dagtilbudet hos oss. Det er forskjellig fra andre arena, for der vil det være andre tiltak som det går an å rapportere rundt.